Zalety i wady outsourcingu księgowego według sztucznej inteligencji.
Zaktualizowano: 10 kwi
Co chatGPT wie o zaletach i wadach zlecania usług księgowych na zewnątrz vs. zatrudnianie księgowych na tzw. etat i nasz komentarz do tego.
Na początek definicja (dla pierwszoroczniaków, żółtodziobów, laików i nie zorientowanych w temacie ;-))
Outsourcing usług księgowych to proces polegający na zleceniu części lub całości działań księgowych firmie zewnętrznej.
4 zalety outsourcingu według chatGPT i dlaczego to tylko połowa prawdy:
Oszczędność czasu i kosztów - chatGPT: outsourcing usług księgowych pozwala zaoszczędzić czas oraz koszty, ponieważ nie trzeba zatrudniać dodatkowych pracowników, wynajmować dodatkowych biur czy kupować specjalistycznego oprogramowania. CFG: zatrudnienie pracowników na tzw. etat, także można zorganizować tak, aby nie ponosić dodatkowych kosztów, wynajmować biur i kupować specjalistycznego oprogramowania. Ok, wymaga to zapewne nieco więcej wysiłku i kreatywności, ale jest możliwe. Natomiast zgadzamy się z tym, że outsourcowanie usług księgowych (dobrze zorganizowane i zlecone doświadczonym firmom księgowym) powinno oszczędzić czas zlecającego.
Dostęp do wysoko wykwalifikowanych specjalistów - chatGPT: outsourcing usług księgowych daje firmom dostęp do specjalistów posiadających doświadczenie i wiedzę w dziedzinie księgowości, co z kolei przekłada się na jakość usług i możliwość uniknięcia błędów. CFG: to samo jest możliwe także w przypadku własnych pracowników etatowych. Można znaleźć takich, których wiedza i kompetencje są na bardzo wysokim poziomie. Może będą drożsi, może będzie trudniej ich utrzymać w firmie, może będą wymagali poświęcenia większej uwagi i czasu ze strony firmy niż księgowi outsourcowani, ale zdecydowanie da się to zrobić.
Większa elastyczność - chatGPT: firma zewnętrzna może dostosować swoje usługi do potrzeb i wymagań klienta, dzięki czemu klient ma większą elastyczność i możliwość wyboru odpowiedniego pakietu usług. CFG: własny pracownik etatowy także może być tak prowadzony, że będzie realizował swoją pracę w taki sposób w jaki życzy sobie tego pracodawca. Wymaga to jasnego zdefiniowania zadań, zakresu obowiązków, KPI i sposobów ich weryfikacji. Przewagą zewnętrznych firm księgowych jest to, że często mają już w zespole specjalistów z różnych dziedzin, więc łatwiej jest im w ramach jednej umowy zapewnić szerszą skalę, czasem nawet specyficznych, usług.
Świadczenie usług na wysokim poziomie - chatGPT: firmy specjalizujące się w outsourcingu usług księgowych stosują najlepsze praktyki i standardy, co przekłada się na jakość usług oraz zadowolenie klienta. CFG: generalnie to prawda (oczywiście poza tymi firmami, którym do tych najlepszych praktyk bardzo daleko), ale to nie oznacza, że nie można znaleźć na rynku pracy ludzi z odpowiednimi kompetencjami i najlepszymi praktykami. Nie jest to łatwe, ale nie niemożliwe.
4 wady outsourcingu według chatGPT i dlaczego to tylko połowa prawdy:
Brak pełnej kontroli nad procesami księgowymi - ChatGPT: outsourcing usług księgowych oznacza przekazanie części lub całości procesów księgowych firmie zewnętrznej, co może skutkować utratą pełnej kontroli nad tymi procesami. CFG: Wszystko zależy od świadomości biznesowej zarządzających obszarem księgowości w firmie zlecającej. Świadomy menadżer poprowadzi tak te procesy, aby nie utracić nad nimi kontroli, a przynajmniej mieć łatwy wgląd w to, jak są one realizowane. Można to zrobić na wszystkich poziomach współpracy: od zapisów w umowie, przez zastosowane rozwiązania IT, aż po narzędzia kontrolne współpracy.
Ryzyko utraty poufności danych - ChatGPT: outsourcing usług księgowych wymaga przekazania wrażliwych informacji finansowych firmie zewnętrznej, co może skutkować ryzykiem utraty poufności danych. CFG: doświadczenie pokazuje, że księgowi tzw outsourcowani często mają większą etykę pracy i lepiej przestrzegają procedur bezpieczeństwa w tym obszarze niż wewnętrzni pracownicy etatowi.
Koszty związane z utrzymaniem współpracy - chatGPT: outsourcing usług księgowych wymaga regularnych płatności za świadczone usługi, co może być obciążeniem finansowym dla firmy. CFG: a wypłata pensji pracownikowi etatowemu nie jest obciążeniem? W przypadku outsourcingu klient otrzymuje fakturę, z której jeszcze może odliczyć VAT, a która w wariancie brutto może wcale nie być wyższym kosztem niż całościowe koszty związane z umową o pracę.
Problemy związane z komunikacją - chatGPT: outsourcing usług księgowych wymaga skutecznej i ciągłej komunikacji między firmą a dostawcą usług, co może skutkować problemami związanych z językiem, różnicami kulturowymi czy różnicami czasowymi. CFG: niech pierwszy kamieniem rzuci ten, kto nigdy nie miał problemów w komunikacji z księgową zatrudnioną na etat w firmie, w której pracował, kto zawsze rozumiał co oznaczają terminy którymi rzuca księgowa (nawet jeżeli waszym językiem ojczystym był ten sam język ;-)) i zawsze odbierał od niej telefon kiedy dzwoniła o 7:00 lub 20:00 (to a propos różnic czasowych ;)) A tak na poważnie, to powyższe zdanie sztucznej inteligencji zapewne dotyczy centrów usług wspólnych, które realizują usługi księgowe i kadrowo-płacowe dla wielu dużych firm i są zlokalizowane np. w Indiach, pracując dla firm z całego świata. Wtedy język, różnice czasowe mogą być wyzwaniem. W przypadku współpracy na lokalnym, rodzimym podwórku większość z tych problemów nie występuje.
Podsumowując: ta próba polemiki ze sztuczną inteligencją, jakkolwiek może z góry skazana na nieudolność, pokazuje jedno bardzo dobitnie. Każda wada może być zaletą, a zaleta wadą. Wszystko zależy od punktu odniesienia, a przede wszystkim zależy od celów jakie chcemy osiągnąć w zarządzaniu obszarem księgowym. Jedno jest pewne: warto poświęcić na taką analizę chwilę czasu, wyznaczyć cele i samem wybrać: własna księgowa na etacie czy jednak zewnętrza firma księgowa. Ze świadomością wszystkich ograniczeń i możliwości z jakimi każda ze ścieżek się wiąże.
A jeżeli chcesz wiedzieć co tak naprawdę powoduje, że współpraca między zewnętrzną firmą księgową, a jej klientem może się udać, być długofalowa i satysfakcjonująca to zajrzyj tutaj.